GESTÃO DE LOGÍSTICA E SERVIÇOS
A SLS tem como escopos a gestão de serviços prestados ao MPMG, do transporte de pessoas e de bens, bem como da frota desse órgão e do armazém.
Grandes avanços administrativos puderam ser verificados desde 2016 e foram intensificados com a reestruturação da SAD e sua divisão. A especialização trazida por essa ação possibilitou que as novas unidades se aprimorassem na execução de suas atividades e, consequentemente, trouxessem melhores soluções para as questões diuturnamente enfrentadas.
Desde sua criação, em 2019, a SLS busca o atendimento a seus clientes (unidades internas) e, em última análise, o auxílio na prestação de serviços ao cidadão por meio da institucionalização de uma cultura e da busca por recursos (estruturais, humanos e tecnológicos) voltados para os fundamentos da logística, tendo como premissas a sustentabilidade, a modernização e a eficiência na realização de suas atribuições.
Agenda 2030
A SLS passou a adotar em suas atividades alguns dos objetivos da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas:
Objetivo 4 “Educação e qualidade” – promoção de cursos de capacitação para os colaboradores, bem como atividades motivacionais para a melhoria do atendimento.
Objetivo 5 “Igualdade de gênero” – contratação das primeiras motoristas do sexo feminino e dos primeiros serventes de limpeza do sexo masculino no MPMG, a fim de desmistificar os postos de trabalho. Pretende-se ampliar esse quadro nos próximos anos.
Objetivo 9 “Indústria, inovação e infraestrutura” – alinhada com os objetivos da atual Administração Superior, tem focado e empenhado todos os esforços para que haja inovação na forma de atuação e atendimento do serviço público. Nesse sentido, tem-se investido em cursos e consultorias prestados pela iniciativa privada a fim de trazer inovações para a esfera pública.
Objetivo 12 “Consumo e produção responsáveis” – toda a equipe SLS tem investindo em projetos que gerem redução significativa no consumo de combustíveis, de papel e de materiais de escritório e, principalmente, que aumentem a adesão a fluxos de trabalho através de ferramentas tecnológicas, a fim de trazer maior celeridade e eficiência administrativa.
Plano de Logística Sustentável (PLS) – iniciados os estudos para desenvolvimento do projeto de implantação de PLS no MPMG. O Plano é uma ferramenta de planejamento que permitirá à instituição estabelecer práticas de sustentabilidade e racionalização de gastos e recursos em seus processos.
Projeto Estônia - tem como escopo a busca da eficiência e da redução de gastos por meio da implantação de ferramentas de inteligência artificial nas atividades logísticas. Pretende-se a modernização da logística por meio da aquisição de softwares de gestão de almoxarifado (WMS – Warehouse Management System) e roteirização (TMS - Transport Management System), que automatizarão a gestão e as entregas de bens, documentos físicos e processos no âmbito das unidades do MPMG.
Gestão de Transportes
Desde 2016, a antiga Divisão de Transportes buscou a racionalização dos processos de trabalho, tendo alcançado os seguintes resultados:
- criação, em conjunto com a Divisão de Protocolo e Reprografia, do serviço de maloteria, para entrega de processos e documentos em Belo Horizonte;
- realização de novas contratações e disponibilização de novas ferramentas, com vistas a tornar a prestação do serviço de transportes mais profícua;
- elaboração do Guia de Uso dos Veículos Oficiais;
- economia de verba de adiantamento de despesa de combustível, alcançada a partir da racionalização dos deslocamentos e do controle e monitoramento dos trajetos realizados;
- leilão de 31 veículos próprios inservíveis para a instituição com superávit de 146%;
- capacitação dos motoristas do MPMG para a adoção de medidas de proteção e segurança, como informar situações de risco, executar formas corretas de deslocamento com autoridades e efetuar atividades práticas de condução de veículos de forma eficiente, preventiva, evasiva e defensiva;
- realização de pesquisa de satisfação dos usuários dos serviços prestados pela Divisão de Transportes.
Em 2019, a Diretoria de Gestão de Transportes abarcou as atribuições da antiga Divisão de Transportes e do Protocolo e Reprografia (Dipre), exceto quanto à reprografia, além de receber as atividades relativas à gestão do contrato de passagens aéreas. Assim, tem como objetivo a gestão do transporte de pessoas, bens, documentos e da frota do MPMG.
Desde a criação da DGET, houve uma reestruturação profunda e qualitativa das atividades desenvolvidas por cada área, com o desenvolvimento de estudos e projetos.
Gestão de frota
A Divisão de Frota tem buscado inovar e ser vanguarda na implementação de diretrizes, políticas e sistemas operacionais de frota, em âmbito institucional, como, por exemplo, a adoção de fluxos de trabalho através do Sistema Eletrônico de Informação (SEI).
A unidade aprimorou todos os seus processos e sub processos, compilando-os em Procedimentos Operacionais Padrão (POP), o que contribuiu para o aumento exponencial da eficiência.
Para melhor aproveitamento da frota, foi realizado estudo estatístico acerca da utilização dos veículos do MPMG e elaborada proposta de otimização.
Está em desenvolvimento a elaboração do Caderno de Política de Frotas, uma tendência comum na iniciativa privada que possibilita compilar as principais informações atinentes ao uso da frota veicular, primando por sua melhor administração e consequente dimensionamento, além de auxiliar no cumprimento de regras e na melhoria da cultura organizacional relativa ao tema.
Manutenções veiculares
Aderiu-se à ata de registro de preços da Seplag para manutenção veicular em veículos da frota própria. O contrato é do tipo “quarteirização”, modalidade que tem se mostrado mais eficiente, eficaz e econômica quando comparada ao último contrato celebrado com esse objeto, pois todo o processo é sistematizado, trazendo transparência e informações em tempo real, possibilitando maior assertividade das decisões.
Desde 2018, utilizamos uma técnica inovadora denominada de “manutenções preditivas”, que consiste na utilização de equipamentos de diagnóstico e revisões constantes dos veículos para conferir o funcionamento e a eficiência de cada componente, gerando expressiva diminuição das manutenções preventivas e, especialmente, das corretivas.
Abastecimento veicular
Participação dos registros de preços realizados pela Seplag, gerando significativa economia com a contratação em escala. Pode-se verificar redução histórica no consumo de combustível, apesar do aumento de 15% no tamanho da frota, consequência direta dos investimentos em capacitação e conscientização dos condutores para o correto uso dos veículos, e alteração da cultura institucional no mesmo sentido.
Importante frisar que houve aumento do consumo de combustíveis em 2019 em razão da queda da barragem de Brumadinho, pois o Ministério Público, no uso das suas atribuições, necessitou prestar atendimento intensivo ao caso.
Serviços de transportes
Criação do serviço conhecido como transfer, pensado em conjunto com a Superintendência Judiciária, para atender com qualidade o deslocamento dos membros, possibilitar a distribuição eficiente da frota a todos os solicitantes nos horários das sessões, ampliando o atendimento a outros setores agendados.
Os deslocamentos (de rotina e viagens) feitos pela frota do MPMG vêm sofrendo redução significativa desde 2016 em razão do agrupamento de pedidos semelhantes e da proposição, pela Ditra, de alternativas mais econômicas. Como dito anteriormente, em razão do rompimento da barragem de Brumadinho, verifica-se uma alta nos atendimentos realizados no ano de 2019.
O serviço de maloteria consiste na distribuição ordenada de documentos e outros objetos - entre a PGJ, demais unidades de BH e da região metropolitana - através de carro próprio para uso da expedição, expandido pela atual gestão, aproveitando o transporte de pessoas em viagens solicitadas à Ditra. Tal expansão permitiu a economia nos custos com os Correios.
Além da maloteria, o intenso trabalho da antiga Divisão de Protocolo Geral (Dipre), gestora do contrato firmado pela PGJ com os Correios, possibilitou a conscientização dos usuários e a expansão das ferramentas de comunicação digital, o que resultou em redução de 23% no número de serviços postais usados, compensando parcialmente o aumento de valores estabelecidos pelos Correios nas correções anuais.
Adesão a novo registro de preços da Seplag para aquisição de passagens aéreas. O novo sistema visa enxugar os processos de trabalho, descentralizar decisões e otimizar a compra das passagens.
Materiais e serviços
A par do empenho na uniformização e racionalização de fluxos de trabalho e auxílio na criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), estão sendo implementados diversos projetos visando ao aumento de eficiência e de economia na prestação dos serviços.
Cesta de materiais
O projeto tem como objetivo mapear os fornecimentos de materiais de consumo e os respectivos custos para todas as unidades, para que seja possível compor kits para serem encaminhados regularmente pela Dimat, sem pedido prévio pelos setores solicitantes. O resultado esperado a curto prazo é o atendimento tempestivo e eficaz das necessidades de materiais e, a médio prazo, pretende-se ter dados suficientes para implementação do almoxarifado virtual. O projeto-piloto já conta com a adesão de dez unidades de Belo Horizonte e tem prazo para início em setembro de 2020.
Projeto Reutilizar
Pensando na Agenda 2030 e no desenvolvimento sustentável, verificou-se que diversos itens adquiridos anteriormente podem ter destinação diversa daquela inicialmente pensada, com criatividade e divulgação de novas ideias. Desse modo, permite-se o giro no estoque, a liberação de espaço no galpão, a movimentação/destinação do dinheiro já gasto com o item e o consumo consciente. O projeto conta com a adesão de quatro setores (SLS, SEA, Depo/SPC e Corregedoria).
Critérios objetivos para o GAGBPC
Este projeto tem como escopo criar critérios objetivos a serem validados pelos membros do Grupo de Apoio à Gestão de Bens Permanentes e de Consumo (Res. PGJ n º 41/2010) para os pedidos semelhantes e recorrentes, visando à padronização de decisões, eficiência e agilidade, reduzindo a quantidade de reuniões ordinárias do grupo.
Fornecimento de materiais
A Divisão de Materiais é uma unidade cuja estrutura deriva do Pead. Criada em 2019, é resultado da união das antigas Diretoria de Material e Patrimônio e das Divisões de Materiais Permanentes e de Materiais de Consumo. O objetivo foi unificar a gestão de atividades cuja operacionalização é semelhante e gerar maior eficiência e produtividade.
Desde sua criação, a Dimat tem realizado o mapeamento e a redistribuição de suas atividades operacionais, evitando a fragmentação dos fluxos.
Controle de bens com base em fórmulas matemáticas de gestão de estoque
Projeto já implementado e permanente cujo objetivo é melhorar gestão do armazém central da PGJ, com estimativas mais precisas para realização do planejamento de compras, evitando o estoque exagerado ou a falta de itens. Houve redução de 100% na realização de aditivos para contratos firmados para aquisição de bens. Em 2019 foram feitos 21 aditivos e, até julho 2020, esse número é 0.
Logística reversa de bens ociosos
O objetivo deste projeto, já implementado, é diminuir as requisições de recolhimento de bens, bem como as ocorrências de inventário de bens ociosos. No momento em que recebem um pedido de bem, realizam contato com a unidade para levantamento de possíveis bens ociosos e eventual recolhimento. Assim, a entrega dos bens novos e o recolhimento dos antigos é feita simultaneamente, o que gera grande economia para a PGJ. Como resultado, houve uma redução de 46% nos bens ociosos no inventário de 2019 em relação ao ano anterior.
Projeto Padronização do catálogo de bens
A padronização dos itens adquiridos tem o objetivo de diminuir a quantidade de bens de fornecimento, especialmente no almoxarifado de bens de consumo, reduzindo 51% o número de itens similares e com a mesma funcionalidade
Transferência de bens e de responsabilidade patrimonial via SEI
Com os objetivos de otimizar o processo de transferência de bens e de responsabilidade patrimonial, reduzir o consumo de papel e o arquivo físico, tornar mais eficiente e padronizado o fluxo de comunicação e facilitar a consulta e assinatura dos documentos, essas atividades passaram a ser realizadas via SEI.
Prestação de serviços
Desde 2016, há uma busca pela melhoria contínua do formato dos contratos, para que a prestação dos serviços seja mais satisfatória e eficiente.
Projeto de dedetização regionalizada
Elaboração de TR regionalizado para prestação de serviços de dedetização para todas as unidades do MPMG, mantendo-se a periocidade de quatro aplicações anuais. Haverá a substituição de contratos descentralizados em diversas unidades por uma licitação que abarcará 5 lotes e, por conseguinte, 5 contratos a serem geridos e fiscalizados pela Disev. Esse novo formato de contratação, além do ganho de eficiência, possibilitará a centralização das despesas e, consequentemente, a melhoria do controle de gastos pela PGJ.
Serviço de fornecimento de lanche: Contrato nº 178/2017
A prestação do serviço de lanches passou por alterações contratuais para melhoria e adequações às diversas demandas das unidades. Além disso, foram estabelecidos critérios objetivos para o fornecimento de lanches nas atividades institucionais, o que gerou redução significativa do consumo.
Está em andamento a supressão de 25% do valor contratual em razão da nova realidade enfrentada pelo MPMG, ocasionada pela pandemia de Covid-19 e seus reflexos diretos na referida contratação.
Serviço de terceirização: Contrato nº 25/2019
Em maio de 2019, após o término da vigência do contrato com a empresa Conservo, a prestadora de serviços Plansul, vencedora do processo licitatório, iniciou o fornecimento de apoio administrativo e de atividades auxiliares, motorista, manutenção predial, limpeza e conservação, com disponibilização de equipamentos e insumos necessários.
Houve alteração no formato de fornecimento de insumos de higiene pessoal, com inclusão no contrato de terceirização, medida que simplificou o processo (tornou desnecessária a contratação de outra empresa para o fornecimento) e significou uma redução dos custos unitários de alguns insumos, além de permitir a liberação da mão-de-obra de servidores que dedicavam à fiscalização do antigo contrato mantido com a empresa Bunzl.
No contrato houve aumento de vagas, com criação de postos como auxiliar de arquivo I e II, supervisor de manutenção veicular I e II, técnico em manutenção eletrônica I, II, III, IV, o que veio a suprir necessidades específicas de diversos setores.
Também se criou a jornada de trabalho de 150h/mês para serventes de limpeza, atendendo, assim, unidades cujos profissionais de limpeza se encontravam com jornadas inapropriadas para o tamanho do imóvel onde laboravam.
A concessão de férias dos terceirizados coincidente, em regra, com o período de recesso forense e sem substituição tem importado em significativa diminuição de despesas no contrato de terceirização. Com a adoção desta regra, de um total de 910 terceirizados contratados à época do recesso 2018/2019, 255 gozaram férias sem custos adicionais à PGJ, ou seja, 28% dos terceirizados, gerando uma economia de mais de R$ 600 mil.
Em decorrência da pandemia ocasionada pelo novo coronavírus e da promulgação da Medida Provisória nº. 927/2020, que previu a possibilidade de flexibilização das férias, centenas de colaboradores foram colocados em férias, após consulta às unidades, sem substituição.
Outra providência possibilitada pela Medida Provisória nº. 927/2020 foi a suspensão de contrato de 288 terceirizados, visando à mitigação de riscos de contágio com a diminuição de fluxo de pessoas nas unidades, o que representou uma economia mensal de mais de R$ 900 mil.
Assprom: Contrato nº 163/2017
Prestação de serviços em todo o estado de Minas Gerais por adolescentes trabalhadores para execução de atividades administrativas de menor complexidade, objetivando a promoção ao mercado de trabalho de adolescentes oriundos de famílias de baixa renda e/ou em situação de vulnerabilidade e risco social. Atualmente existem 137 postos ocupados.
Também obedecendo à política institucional de diminuição de riscos de contágio pela Covid-19 e buscando proteger especialmente os trabalhadores menores de idade, em razão das atividades por eles desenvolvidas e da utilização do transporte público de que se valem para ir ao trabalho e dele retornar, efetivou-se a suspensão do contrato de trabalho dos adolescentes, com resguardo do salário e de benefícios.
A suspensão contratual representou uma economia total de cerca de R$ 700 mil.
Embora possam ser identificados avanços trazidos pela criação da Superintendência de Logística e Serviços na estrutura do MPMG, ainda há muito a ser feito, principalmente no tocante à implementação de tecnologias capazes de automatizar as rotinas e trazer mais eficiência e sustentabilidade para a gestão logística.