GESTÃO ADMINISTRATIVA

Responsável pela gestão de diversos contratos e diferentes processos de trabalho, a então Superintendência Administrativa (SAD) foi um dos primeiros setores da instituição a serem estudados pelo Pead.

O resultado foi a reestruturação da Superintendência Administrativa e sua divisão em duas outras Superintendências, a Superintendência de Gestão Administrativa (SGA), responsável pela gestão de contratos e de compras e licitações da instituição; e a Superintendência de Logística e Serviços (SLS), que abarcou todas atribuições da Diretoria de Serviços e Transportes e as relacionadas ao almoxarifado central do MPMG, então afetas à Diretoria de Material e Patrimônio.

No intuito de contextualizar, é importante fazer algumas considerações acerca de alterações identificadas no MPMG que tornaram possível o desenvolvimento da SGA e os resultados por ela apresentados.

Devem-se destacar os altos investimentos do MPMG em tecnologias e melhorias dos processos institucionais no último quadriênio. Conforme informações obtidas a partir do armazém de dados do Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (Siad), de 2016 para 2018 o MPMG duplicou o montante homologado em compras de software. Nessa mesma linha de atuação, compras de recursos de tecnologia da informação em 2019 correspondem a mais que o quíntuplo do valor homologado em compras dessa natureza em 2016. Ademais, a instituição investiu alto em consultorias, visando, principalmente, ao desenvolvimento das ferramentas tecnológicas e dos processos de trabalho, o que possibilitou o desenvolvimento das áreas administrativas.

Nas áreas de compras e contratos, destacam-se a economia e a eficiência obtidas a partir da horizontalização da estrutura da antiga Diretoria de Compras e Licitações. Essa unidade era composta por duas divisões - Divisão de Compras (Dicom) e Divisão de Apoio à Licitação (Dilic) -, cada qual com um cargo de Coordenador I. A nova visão de gestão, orientada para processos, transformou-a na atual Diretoria de Gestão de Compras e Licitações, sem divisões. Essa medida, além de reduzir o custo da estrutura de compras da instituição em aproximadamente R$ 283.656 ao ano, ainda proporcionou melhorias na qualidade e na eficiência do processo de compras, que passou a ser gerenciado de ponta a ponta.

Em 2016, a realidade era de 100% dos processos de compra e contratos com tramitação em meio físico (pastas, papéis, carimbos, etiquetas etc.). Em 2020, a realidade é de 100% dos processos de compra e contratos tramitando em meio eletrônico, mais especificamente pelo Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e pelo Siad. Essa modernização trouxe transparência, uma vez que as informações dos processos de compra estão disponíveis em tempo real para todos os interessados, e eficiência, na medida em que vários setores conseguem trabalhar simultaneamente nos processos.

Majoração do indicador de eficiência financeiro operacional, que indica que a instituição consegue utilizar mais recursos financeiros com menor esforço operacional. Enquanto em 2016 o MPMG homologou em compras o valor total de R$ 49.767.714,77 por meio de 404 processos, em 2019, homologou o valor total de R$ 208.462.401,10 (318% a mais do que 2016) por meio de 341 processos de compra (26% a menos do que 2016).